ثبت تغییرات شرکت | شرایط، مدارک و هزینه های صورتجلسه تغییرات

ثبت تغییرات شرکت زمانی صورت می گیرد که یک شرکت بخواهد در مواردی از اساسنامه و یا هر آنچه مربوط به شرکت است، تغییراتی را ایجاد کند. هر شرکتی ممکن است در طول فعالیتش دچار تغییر و تحولاتی شود و یا شرایط موجود در آن به صورت اجباری یا اختیاری تغییر نماید. برخی از تغییرات ایجاد شده در شرکت حتما باید ثبت شوند. تغییراتی مثل افزایش یا کاهش سرمایه شرکت، تغییر صاحبان حق امضا، تغییر موضوع شرکت، تبدیل سهام بی نام به بانام یا بالعکس، انتخاب یا تمدید نمودن سمت بازرسان، تغییر در آدرس شرکت، تغییر در اساسنامه، انحلال شرکت، ورشکستگی شرکت، تغییر یا تمدید اعضای هیئت مدیره از جمله تغییراتی است که ممکن است در شرکت ها ایجاد شود.

در صورتی می توان این تغییرات در شرکت ها را ایجاد نمود که توسط هیئت مدیره یا مجمع عمومی فوق العاده تصویب شود. همچنین برای ثبت تغییرات در شرکت ها مطابق قوانین ثبت باید صورتجلسه آن را تدوین و تنظیم نمایید. برای این منظور به جای مراجعه حضوری به اداره کل ثبت شرکت ها می توانید به سامانه اینترنتی اداره ثبت شرکت ها مراجعه نمایید و مراحل ثبت تغییرات شرکت را انجام دهید.

ثبت تغییرات شرکت چگونه است؟

بعد از اینکه شرکتی به ثبت رسید، می توان تغییراتی را در آن ایجاد کرد که به این کار ثبت تغییرات شرکت می گویند. به عبارت دیگر منظور از تغییرات شرکت، تمامی تصمیمات و تغییراتی است که در طی مجمع عمومی عادی و یا مجمع عمومی فوق العاده و یا حتی در جلسات هیئت مدیره گرفته می شود.

در این شرایط برای هر نوع تغییری که انجام می شود، یک جلسه برگزار می شود که صاحبان شرکت برای عملی کردن تصمیمات خود، درخواست خود را به اداره ثبت شرکت ها ارائه می دهند تا تغییرات در آن اداره ثبت شود و همه افراد حقیقی و حقوقی از آن مطلع باشند. این افراد حقیقی و حقوقی می تواند بانک ها، اداره مالیات، روزنامه های کثیر الانتشار و.. باشند.

انواع تغییرات در ثبت شرکت

• انحلال شرکت مورد نظر
• افزایش سرمایه شرکت مورد نظر
• کاهش سرمایه شرکت مورد نظر
• ایجاد تغییر، اضافه کردن و یا کاهش موضوع شرکت
• ایجاد تغییر در آدرس شرکت
• ایجاد شعبه جدید برای شرکت
• ایجاد تغییر در اشخاص دارنده حق امضا
• نقل و انتقال در سهام های موجود
• اصلاح نمودن مواد موجود در اساسنامه شرکت
• تعیین نمودن و یا تمدید کردن بازرسین
• تعیین نمودن اعضای هیئت مدیره شرکت
• تعیین کردن سمت هیئت مدیره

تغییر نشانی شرکت

برای تغییر نشانی شرکت باید به دو مورد توجه داشته باشید:

مورد اول: اگر در ابتدای ثبت شرکت، هنوز مکانی تجاری برای فعالیت خود در نظر نگرفته اید، می توانید آدرس منزل خود یا یکی از شریک هایتان را به عنوان نشانی شرکت در سامانه ثبت شرکت ها درج نمایید. اما ظرف مدت دو ماه حتما باید مکانی تجاری و اداری را برای فعالیت شرکت خریداری نمایید یا اجاره کنید زیرا برای تشکیل پرونده مالیاتی و اخذ کد اقتصادی نیاز است تا اجاره نامه یا سند مالکیت شرکت را ارائه دهید.

مورد دوم: به هر دلیلی برای توسعه کسب و کار یا اهداف دیگر، امکان دارد اعضای هیئت مدیره یا مجمع عمومی فوق العاده تصمیم بگیرند آدرس شرکت را به مکان دیگری انتقال دهند.

تغییر نام شرکت

با وجود اینکه بارها و بارها در مورد دقت در انتخاب نام شرکت صحبت شده، ولی برخی از شرکت ها در انتخاب نام شرکت دقت نمی کنند. به عنوان مثال نام هایی محدود کننده برای شرکت انتخاب می کنند که براساس یک موضوع فعالیت خاص است. در این صورت اگر کمی حوزه فعالیت شرکت تغییر کند، نام انتخاب شده دیگر برای شرکت مناسب نیست.

برخی دیگر نام یکی از شرکا را در اسم شرکت قرار می دهند، زمانی که به هر دلیلی شریک مورد نظر فعالیتش را با شرکت قطع کند، تصمیم خواهند گرفت نام شرکت را تغییر دهند. بنابراین چون فرایند تغییر نام شرکت در مراحل بعد، کار زمانبری خواهد بود، توصیه می کنیم در انتخاب نام شرکت دقت کافی داشته باشید.

تغییر موضوع فعالیت شرکت

یکی از مواردی که در ثبت شرکت لازم است که کاملا مورد بررسی قرار بگیرد و با شرکایتان در مورد آن صحبت کنید، موضوع فعالیت شرکت است. امکان دارد به دلیل توسعه فعالیت اقتصادی، افزایش سود و درآمد یا هر دلیل دیگری ترجیح بدهید که موضوع فعالیت شرکت را تغییر دهید .

تغییر مدت زمان فعالیت شرکت

شرکتهایی که به صورت پروژه ای و برای انجام فعالیت های عمرانی به ثبت می رسند اکثریت دارای اهداف کوتاه مدتی هستند. این گونه شرکت ها در زمان ثبت، مدت فعالیت شرکت را محدود انتخاب می کنند به عنوان مثال یکسال؛ اما باید در نظر داشته باشند شاید پروژه نیاز به مدت زمان بیشتری داشته باشد و در بازه زمانی مشخص شده به سرانجام نرسد.

تغییر میزان سرمایه

سرمایه اولیه شرکت در زمان ثبت شرکت اعلام می شود، اگر میزان سرمایه افزایش یا کاهش یابد نیاز است تا به عنوان تغییرات شرکت میزان سرمایه به ثبت برسد.

تغییر اعضای هیئت مدیره یا شرکا

یکی از بخش های مهم هر شرکتی اعضای هیئت مدیره ی آن هستند که از میان سهامداران شرکت انتخاب می شوند. لازم نیست اعضای هیئت مدیره شرکت تا پایان فعالیت شرکت همیشه ثابت باشند و امکان دارد در نفرات آن تغییراتی ایجاد شود.

برای شرکت های سهامی، اعضای هیئت مدیره به مدت 2 سال انتخاب می شوند. پس از گذشت مدت زمان مورد نظر باید اعضای هیئت مدیره تعویض یا تمدید شوند. پس از مدتی که از فعالیت شرکت می گذرد برخی شرکا تصمیم می گیرند فعالیتشان را با شرکت قطع کنند.

تغییر شعبات شرکت

اگر شرکتی شعبه جدید تاسیس نماید و یا یکی از شعبات شرکت منحل شود باید به عنوان ثبت تغییرات شرکت لحاظ شود.

انحلال شرکت

اگر مدت زمان فعالیت شرکت محدود باشد و به پایان برسد یا طبق نظر مجمع عمومی فوق العاده تصمیم به انحلال شرکت گرفته شود.

تغییر در اساسنامه شرکت

اساسنامه سندی است قانونی که به فعالیت های شرکت اعتبار می بخشد و کلیه چارچوب ها و اصول شرکت در آن قید شده است و به دلایل مختلف امکان دارد بخشی از اساسنامه نیاز به تغییر یا اصلاحات داشته باشد.

روش های ثبت تغییرات در شرکت ها

ثبت تغییرات شرکت به سه روش زیر صورت می گیرد:

1. ثبت تغییرات در شرکت ها از طریق هیئت مدیره
2. ثبت تغییرات در شرکت ها از طریق مجمع عمومی عادی
3. ثبت تغییرات در شرکت ها از طریق مجمع عمومی فوق العاده

برای تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت باید به چه نکاتی توجه کرد؟

بطور کلی این صورتجلسه  به سه طریق مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده و هیئت مدیره تنظیم می شود. در ادامه به نکاتی که در هنگام تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت باید توجه داشت، اشاره می کنیم.

مجمع عمومی عادی

مجمع عمومی عادی معمولا یکبار در سال و با حضور بیش از نیمی از سهامداران تشکیل می شود.

زمان تشکیل مجمع عمومی عادی در اساسنامه شرکت باید قید شده باشد.

از وظایف مجمع عمومی عادی می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

تعیین اعضای هیئت مدیره شرکت، انتخاب نمودن بازرسان شرکت، برآورد میزان سود و زیان سالیانه در قالب تصویب ترازنامه، تقسیم نمودن منفعت های شرکت، پذیرش یا رد پیشنهاداتی که از سمت هیئت مدیره و سهامدارن یا بازرسان عنوان می شود و ...

مجمع عمومی فوق العاده

هر تصمیمی که در شرایط فوق العاده و خاص گرفته شود بر عهده ی مجمع عمومی فوق العاده می باشد، در واقع تصمیماتی که در خارج از موضوعات عادی شرکت است توسط مجمع عمومی فوق العاده به تصویب می رسد.

از وظایف مجمع عمومی فوق العاده می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

تغییر نام شرکت، تغییر مکان فعالیت شرکت، انحلال شرکت قبل از مدت زمان مشخص شده، افزایش یا کاهش میزان سرمایه شرکت، عرضه اوراق قرضه برای شرکتهای سهامی، تغییرات در اساسنامه شرکت، تغییر در موضوع فعالیت شرکت و ...

هیئت مدیره

هیئت مدیره مسئولیت بررسی فعالیت های اجرایی و عملکرد شرکت را برعهده دارد.

از وظایف هیئت مدیره شرکت می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

تعیین مدیرعامل، بررسی عملکرد مدیرعامل، رسیدگی به گزارشات بازرسان، بررسی شکایت ها، مشخص کردن حسابرس و بررسی فعالیت های حسابرسی در بازه های زمانی مختلف، مشارکت داشتن در شرایط های حساس مالی و مدیریت بحران و ...

ثبت چه تغییراتی در شرکت ها به صورت الزامی می باشد؟

• ایجاد تغییر در اساسنامه
• تمدید کردن مدت شرکت مورد نظر
• ثبت انحلال شرکت حتی در صورتی که موارد مربوط به انحلال توسط انقضای مدت شرکت بوده باشد .
• ثبت تبدیل شرکا و یا خروج آنها از شرکت
• ثبت تغییرات مربوط به نام شرکت
• ثبت تغییرات مربوط به مدیر و یا مدیران شرکت مورد نظر

مدارک مورد نیاز برای ثبت تغییرات شرکت چیست؟

• اعضای هئیت مدیره و سهامداران شرکت کپی مدارک هویتی شامل کارت ملی و شناسنامه را ارائه نمایند.
• کپی آگهی تاسیس و آخرین موارد تغییرات شرکت ارائه شود.
• کپی کارت پایان خدمت یا کارت معافیت از خدمت اعضای جدید ارائه گردد.
• در صورتیکه تغییرات در مورد نقل و انتقال سهام باشد، ارائه برگه دارایی لازم است.
• ارائه  فتوکپی شرکت نامه برای شرکت های از نوع مسئولیت محدود لازم است.
• ارائه فتوکپی اظهارنامه برای شرکت های از نوع سهامی خاص لازم است.
• ارائه فتوکپی اقرارنامه برای موسسات غیرتجاری لازم می باشد.
• صورتجلسه ی تغییرات ارائه شود.
• میزان سرمایه ثبتی شرکت مشخص شود.
• نام کامل، شماره ثبت و شناسه ملی شرکت ارائه گردد.
• لیست سهامداران و دارندگان سهم الشراکه شرکت و میزان سهام آنها ارائه شود.
• همچنین لازم به ذکر است که در صورتی که شرکت منحل شده باشد ، تمامی شرکا باید حضور داشته باشند.

مراحل ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی

برای تغییراتی همچون مراحل ثبت شرکت، تغییرات شرکت باید در سامانه ثبت شرکت ها – سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درخواست داده و مراحل زیر را انجام دهید:

1. تنظیم نمودن صورت جلسه و امضا کردن تمامی اوراق به وسیله شرکای شرکت
2. مراجعه به وب سایت SSAA.IR که مربوط به اداره ثبت شرکت ها می باشد.
3. وارد شدن به سامانه مربوط به تنظیم صورت جلسات شرکت
4. انتخاب نمودن استان مورد نظر و واحد ثبتی مربوطه
5. پر کردن اطلاعات مربوط به شرکت
6. وارد کردن شناسه ملی شرکت مورد نظر در سامانه
7. وارد کردن شماره ثبت شرکت مورد نظر در صورتی که شناسه ملی نداشته باشیم.
8. انتخاب نمودن نوع شرکت اعم از : سهامی خاص ، با مسئولیت محدود و ...
9. تعیین کردن نوع صورت جلسه مربوطه
10. تعیین کردن تعداد اعضایی که در جلسه حاضر هستند.
11. وارد نمودن مشخصات کامل آنها
12. مشخص کردن سمت شخص متقاضی
13. تعیین زمان برگزاری جلسه و ساعت شروع و پایان آن
14. دریافت کردن شماره 19 رقمی که در قسمت پذیرش موقت انجام می شود.
15. تعیین نمودن نام و نام خانوادگی و سمت اعضایی که دفتر را امضا می کنند.
16. وارد کردن تصمیماتی که در جلسه گرفته شده است
17. انتخاب کردن و وارد کردن نام درخواستی و ثبت نمودن نام
18. مشخص نمودن اعضایی که در جلسه حاضر هستند به همراه سمت آنها
19. وارد نمودن شماره ملی اشخاص در صورتی که ایرانی باشند و شماره گذرنامه آنها در صورتی که از اتباع بیگانه باشند.
20. وارد نمودن سمت اشخاص در شرکت
21. تعیین کردن ارتباط اشخاص حاضر در جلسه
22. تایید نمودن مدارک مورد نیاز
23. تایپ نمودن متن صورت جلسه مورد نظر
24. تاییدیه پذیرش که برای ارسال صورت جلسه مکانیزه به اداره ثبت شرکت ها باشد.

 توضیخاتی در رابطه با مدارک درخواستی

1. اطلاعات شخصیت حقوقی:
   اداره کل استان و واحد ثبتی را از لیست انتخاب کنید.
   شناسه ملی و شماره ثبت شرکت را وارد کنید.
   نوع شخصیت حقوقی (نوع شرکت تجاری یا موسسه) را مشخص کنید.
   
   
2. اطلاعات جلسه:
   نوع صورتجلسه (مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی موسسین، مجمع عمومی فوق العاده، هیئت مدیره و ...) را تعیین کنید.
   نام و نام خانوادگی، شماره تماس، شماره ملی، تابعیت و سایر مواردی که مربوط به شخص متقاضی است را وارد نمایید.
   بخش های مربوط به ساعت شروع و پایان جلسه، تاریخ جلسه و غیره را تکمیل کنید.

3. تصمیمات جلسه:

نوع تصمیمات جلسه در این مرحله تعیین می گردد، سپس برای اضافه کردن تصمیم جدید می توانید گزینه تصمیم جلسه را انتخاب نمایید.

4. تغییر اطلاعات شرکت یا موسسه (شخصیت حقوقی):
   اگر نیازی به تغییر اطلاعات شرکت و موسسه غیرتجاری است، آن را در این مرحله تعیین نمایید.

5. نام های درخواستی برای شرکت یا موسسه:
   وقتی می خواهید نام شرکت را تغییر دهید باید همان قوانینی را که برای تعیین نام در مرحله ثبت شرکت رعایت می کردید را در اینجا نیز مدنظر قرار دهید.
   پنج نام که از سه کلمه مجزا (3 سیلاب) تشکیل شده باشند و دارای مفهوم فارسی باشند و یکی از کلمات آنها حتما اسم خاص باشد را بر حسب اولویت در سامانه وارد نمایید.

6. تغییرات سرمایه یا سهام شخصیت حقوقی:
   تغییرات صورت گرفته مبنی بر میزان سرمایه یا سهام شرکت را تعیین کنید.

7. موضوع فعالیت شرکت پس از اصلاح:
   اگر تغییرات شرکت مربوط به موضوع فعالیت شرکت می شود، موضوع جدید را به سامانه وارد کنید.

8. بارگذاری کردن مدارک در سامانه:
   از مدارکی که تهیه کرده اید اسکن بگیرید و تصویر آنها را در سامانه بارگذاری کنید.

9. فرستادن مدارک به صورت فیزیکی به سازمان:
   پس از تهیه نمودن مدارک بصورت کامل، نسخه ای از صورتجلسه را به همراه مدارک در پاکت پستی قرار داده و توسط پست به سازمان ارسال نمایید.

10. چاپ آگهی تغییرات در روزنامه رسمی:
    پس از اینکه از سمت کارشناسان اداره ثبت، تغییرات مورد تایید واقع شد، آگهی تغییرات شرکت را در روزنامه رسمی چاپ نمایید.

مدت زمان لازم برای ثبت تغییرات شرکت چقدر است؟

پس از اینکه صورت جلسه مربوط به تغییرات شرکت در در سامانه ثبت گردید ، برای پذیرش نهایی به مدت 3 روز فرصت دارید تا مدارک را به اداره پست تحویل دهید . در این صورت اگر تمامی مراحل مورد نظر بدون اتلاف وقت صورت گیرد ، ثبت تغییرات شرکت در مدت 10 روز امکان پذیر می باشد.

آیا اشخاص می توانند خود برای ثبت تغییرات شرکت در سامانه ثبت اقدام نمایند؟

در پاسخ به این سوال باید بگوییم که بله این امکان وجود دارد اما برای این کار باید از راهنمایی های دیگران بهره بگیرید. در غیر این صورت ممکن است در تنظیم صورتجلسات و یا ثبت اطلاعات در سامانه و یا حتی در پست مدارک دچار خطا شوید و درخواست شما رد شود. در نتیجه بهتر است که اگر قبلا این کار را انجام نداده اید از موسسات ثبتی کمک بگیرید. کارشناسان ما در تکسفیر می توانند شما عزیزان را در ارتباط با ارسال مدارک از طریق سامانه مربوط به ثبت تغییرات شرکت را یاری کنند. کافی است با مشواران ما تماس بگیرید تا همکاران ما راهنمایی های لازم را به شما ارائه دهند.

هزینه مورد نیاز برای ثبت تغییرات شرکت چقدر است؟

هزینه تغییرات شرکت و ثبت آن به چندین عامل بستگی دارد که در زیر به آنها اشاره می کنیم:

• نوع تغییرات صورت گرفته در شرکت که تعداد تنظیم صورتجلسات و ثبت آنها در سامانه را مشخص می کند.
• هزینه چاپ آگهی در روزنامه رسمی
• هزینه حق الوکاله که به وکیل پرداخت می شود.

اگر تمایل دارید با صرف وقت و هزینه کمتری به نتیجه دلخواه خود دست یابید با موسسه حقوقی تکسفیر تماس حاصل نمایید و از مشاوره کارشناسان با تجربه این مجموعه بهره مند شوید.

نتیجه گیری

ثبت تغییرات شرکت یکی از گام های ضروری است که هنگام ایجاد تغییرات در اساساسنامه شرکت و یا تغییر در موارد دیگر باید حتما انجام گیرد. در واقع به میزانی که ثبت شرکت اهمیت دارد، تغییرات شرکت نیز باید ثبت شوند. در این مقاله به نحوه ثبت تغییرات شرکت، شرایط و هزینه آن اشاره کردیم. توجه داشته باشید برای ثبت تغییرات، باید به سامانه سازمان ثبت اسناد کشور مراجعه کنید و تمام اطلاعات درخواستی را با دقت وارد کنید. چنانچه اطلاعات شما به طور دقیق ثبت نشود و مراحل ذکر شده را به درستی طی نکنید، ثبت این تغییرات با مشکل مواجه خواهد شد.

اگر مایل به ثبت تغییرات شرکت خود هستید، توصیه می کنیم در این فرایند از مشاوران حقوقی خبره کمک بگیرید. مشاوران موسسه حقوقی تکسفیر با داشتن سال ها سابقه در ثبت برند، ثبت شرکت و ثبت تغییرات، می توانند در مراحل ثبت تغییرات شرکت، شما عزیزان را راهنمایی کنند و خدمات لازم را به شما ارائه دهند.

سوالات متداول

آیا ثبت تغییرات شرکت ضروری است؟

بله، ثبت تغییرات شرکت، مانند ثبت نام شرکت دارای اهمیت می باشد.

آیا خود شخص می تواند ثبت تغییرات شرکت را انجام دهد؟

بله، این امکان وجود دارد، اما توصیه ما این است که از مشورت کارشناسان نیز استفاده کنید.

هزینه ثبت تغییرات شرکت چقدر است؟

هزینه ثبت تغییرات شرکت به عوامل متعددی بستگی دارد، که در این مقاله به آن اشاره شد.