انتشار آگهی دعوت برای دعوت از مجامع عمومی باید با رعایت مقررات قانونی صورت بگیرد زیرا رعایت این موضوع یکی از مهم ترین مسائل در ثبت صورت جلسات می باشد.مطابق با بررسی ها نیم بیشتر صورت جلسات رد شده به وسیله اداره های ثبتی عدم رعایت دعوت از مجامع می باشد.
دعوت از سهامداران برای تشکیل مجامع عمومی باید از طریق انتشار و ثبت آگهی در روزنامه های کثیر الانتشار صورت گیرد.
آگهی دعوت و روند انتشار آن
در فرآیند تشکیل مجامع شرکتهای سهامی، انتشار آگهی دعوت از اهمیت بسیاری برخوردار است. این اقدام برای برگزاری مجامع عمومی عادی یا فوق‌العاده ضروری است و نقش جدی در اطلاع‌رسانی به سهامداران دارد.
بیشتر بدانید: ثبت شرکت سهامی خاص
روش‌های انتشار آگهی دعوت
برای انتشار آگهی دعوت، شرکت‌ها می‌توانند از مراجع مجاز مانند هیئت مدیره، بازرسان شرکت و سهامداران استفاده کنند. هر یک از این مراجع در شرایط مختلف مجاز به دعوت و انتشار آگهی هستند. به علاوه، بر اساس ماده ۱۳۶ لایحه اصلاحی، در شرایط خاصی ممکن است آگهی دعوت توسط مرجع ثبت شرکت‌ها منتشر شود و ذی نفع می‌تواند از این مرجع درخواست انتشار آگهی کند.
حتما بخوانید: نحوه ثبت آگهی در روزنامه رسمی
اهمیت انتشار آگهی دعوت
انتشار آگهی دعوت نه تنها به اطلاع‌رسانی به سهامداران کمک می‌کند بلکه جنبه رسمی داشته و فرآیند تشکیل مجامع را به نحو مقرر تضمین می‌کند. شرکت‌ها باید با دقت و بر اساس مقررات، آگهی دعوت را انتشار داده و از مراجع مجاز برای این اقدام استفاده نمایند.
حداقل و حداکثر فاصله زمانی مجاز بین ثبت دعوت نامه و تشکیل مجمع چه قدر می باشد؟
در پاسخ به این سوال باید گفت که از زمانی که آگهی دعوت نامه مجامع عمومی در روزنامه های کثیر الانتشار ثبت می شود تا زمان تشکیل مجمع عمومی فاصله زمانی بین ده تا چهل روز وجود دارد که سهامدارانی که قصد شرکت در این مجمع را دارند باید با اوراق سهام یا تصدیق موقت سهام خود به شرکت مراجعه کرده و برگه ورود به جلسه را دریافت کند.لازم به ذکر است که فقط سهامدارانی می توانند وارد مجمع شوند که برگه ورودی را دریافت کرده باشند.
قانون گذار کشور برای جلوگیری از ضایع شدن حقوق سهامداران و اشخاصی که در شرکت ذی نفع هستند ثبت آگهی و دعوت نامه های شرکت را در روزنامه های کثیر الانتشار الزامی دانسته است .
بیشتر بدانید:کاهش سرمایه شرکت
نحوه انتشار آگهی دعوت
بعد از شکل گرفتن شرکت مورد نظر در مجمع عمومی عادی که به شکل عادی یا سالیانه می باشد اگر دستور تغییر روزنامه و یا در نظر گرفتن روزنامه ای دیگر در صورت جلسه شرکت باشد در این صورت سهامداران برای تغییر روزنامه اقدام می کنند . از طرف دیگر اگر مجمع عمومی شرکت دائما اعلام تغییر روزنامه کند در این صورت اخرین روزنامه تعیین شده از طرف مجمع عمومی قبلی به عنوان ارگان شرکت در نظر گرفته می شود .
که در سال های اخیر طبق ماده 97 این چنین حکم می شود که :
همه مجامع عمومی به طور سالیانه باید روزنامه کثیر الانتشاری را که دعوت ها و اعلان های بعدی را برای سهامداران شرکت در آن منتشر می شود را تعیین کنند که البته برای این کار تا زمان تشکیل مجمع عمومی سالانه بعد فرصت دارند.همچنین آنها باید این نیت شان را در روزنامه کثیر الانتشاری که تا تاریخ این تصمیم برای انتشار دعوت نامه ها و اعلان های مربوط به شرکت که از قبل تعیین شده است منتشر کنند .
چند مورد مهم که باید در متن آگهی دعوت درج شوند از قبیل زیر می باشند:
1- در ابتدا باید نوع مجمع عمومی مشخص شود و همراه با تاریخ و ساعت تشکیل جلسه در متن آگهی درج شود.
2- مشخصات شرکت مربوطه از جمله نام و نوع شرکت به همراه شماره ثبت و شناسه ملی نیز باید در متن آگهی ذکر شوند.
3- مورد بعدی آدرس دقیق محل تشکیل جلسه می باشد.
4- و آخرین موردی که ذکر آن در متن دعوت نامه لازم می باشد دستور جلسه است که باید دقیق و کامل ذکر شود.
نکته مهمی که در این قسمت از متن باید به آن اشاره شود این است که :
قانون گذار نشر اگهی دعوت در روزنامه های کثیر الانتشار را در همه موارد الزامی ندانسته است بله طبق ماده 97 اگر تمامی سهامداران یک شرکت در مجمع عمومی حضور داشته باشند در این صورت دیگر نیازی به انتشار آگهی دعوت در روزنامه های کثیر الانتشار نمی باشد .
راهنمای انتشار آگهی دعوت برای مجامع شرکتهای سهامی
مفاد آگهی دعوت:
آگهی دعوت، با رعایت تشریفات قانونی، باید حاوی اطلاعات کلیدی باشد تا علاوه بر اطلاع‌رسانی، الزامات رسمی دعوت را رعایت کند. این اطلاعات شامل:
- نوع مجمع:
نوع مجمع (عمومی عادی یا فوق‌العاده) باید به وضوح ذکر شود.
- تاریخ، ساعت و محل جلسه:
تاریخ، ساعت و محل برگزاری جلسه باید مشخص گردد. در صورتی که جلسه در محل غیر از محل قانونی شرکت برگزار می‌شود، آدرس این محل نیز باید ذکر شود.
- مشخصات شرکت:
مشخصات کامل شرکت شامل نوع شرکت، شماره ثبت، و شناسه ملی باید در آگهی قید شود.
- دستور جلسه:
ماهیت و اهداف جلسه باید با دقت در دستور جلسه ذکر شوند.
انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار:
شرکتهای سهامی ملزم به انتخاب یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار برای انتشار آگهی‌ها و اطلاعیه‌های خود هستند. نام این روزنامه باید در اساسنامه ذکر گردد و آگهی دعوت نیز باید در همان روزنامه منتشر شود.
مهلت تشکیل جلسه:
پس از انتشار آگهی دعوت، تشکیل جلسه مجمع باید در مهلت معین انجام شود. این مهلت قانونی حداقل ۱۰ و حداکثر ۴۰ روز می‌باشد.
تعیین تاریخ جلسه بعدی:
در صورت عدم تصمیم‌گیری در مجمع عمومی درباره موضوعات دستور جلسه، هیئت رئیسه مجاز است اعلام تنفس کرده و تاریخ جلسه بعدی را اعلام نماید. این تاریخ نمی‌تواند دیرتر از دو هفته باشد. همچنین، تمدید جلسه نیازی به دعوت و آگهی مجدد ندارد و در جلسات بعدی با همان نصاب جلسه اول رسمیت دارد.
بهینه‌سازی نحوه انتشار آگهی دعوت برای مجامع
مهمترین نکات در آگهی دعوت به مجامع
در جهت افزایش سرعت و دقت در پیشبرد کارهای شما، به برخی نکات حیاتی توجه نمایید. ما این نکات را با ارائه خدمات ثبتی آنلاین، به شما ارائه می‌دهیم تا چالش‌های احتمالی را به حداقل برسانیم.
حضور سهامداران:
یکی از نکات کلیدی در آگهی دعوت، حضور سهامداران در مجمع است. در صورتی که تمامی سهامداران حاضر باشند، انتشار آگهی دعوت مورد نیاز نمی‌شود.
آگهی دعوت دوم:
اگر تشکیل جلسه در آگهی اول مجمع انجام نشده و حد نصاب به دست نیاید، باید در مهلت قانونی، آگهی دعوت دوم منتشر گردد. در آگهی دوم تمامی اطلاعات قانونی باید حاکم باشد و در صورت هر گونه خطا، لازم است مراحل انتشار از ابتدا آغاز گردد. حتی اگر در آگهی اول همه موارد رعایت شده باشد، دلیل عدم تشکیل جلسه اول مجمع در آگهی دوم باید اعلام شود.
در انتهای این مقاله به شما عزیزان یادآور می شویم که چنانچه برای انتشار آگهی دعوت برای شرکت خود در تهران و یا کرج نیاز به مشورت و راهنمایی دارید می توانید به موسسه حقوقی تکسفیر مراجعه کرده و یا با این موسسه تماس حاصل فرمایید تا همکاران و متخصصان ما به بهترین شکل شما را یاری نمایند .
سوالات متداول
1. حداقل و حداکثر فاصله زمانی بین ثبت دعوت‌نامه و تشکیل مجمع چقدر است؟
- از زمان ثبت آگهی دعوت‌نامه در روزنامه‌های کثیر الانتشار تا زمان تشکیل مجمع عمومی، فاصله زمانی بین 10 تا 40 روز است. سهامداران برای حضور در مجمع باید در این بازه با اوراق سهام خود به شرکت مراجعه کرده و برگه ورود به جلسه را دریافت کنند.
2. چه اقداماتی باید در صورت عدم تشکیل جلسه اول و انتشار آگهی دوم انجام شود؟
- در صورتی که تشکیل جلسه در آگهی اول انجام نشده و حد نصاب ناکامی باشد، باید در مهلت قانونی آگهی دعوت دوم منتشر شود. در این حالت، تمام اطلاعات قانونی باید حاکم باشد و در صورت هر گونه خطا، مراحل انتشار از ابتدا آغاز می‌شود. حتی اگر در آگهی اول همه موارد رعایت شده باشد، دلیل عدم تشکیل جلسه اول در آگهی دوم باید اعلام شود.
3. چرا قانون‌گذار ضرورت انتشار آگهی دعوت در روزنامه‌های کثیر الانتشار را الزامی دانسته است؟
- قانون گذار برای حفظ حقوق سهامداران و اشخاص ذی‌نفع، الزام انتشار آگهی دعوت در روزنامه‌های کثیر الانتشار را در تمام موارد لازم دانسته است.
4. چه اقداماتی برای تغییر روزنامه یا در نظر گرفتن روزنامه دیگری برای جلسه شرکت لازم است؟
- اگر در مجمع عمومی تصمیم به تغییر روزنامه یا در نظر گرفتن روزنامه دیگری شود، سهامداران باید برای تغییر روزنامه اقدام نمایند. همچنین، اگر مجمع عمومی دائمی اعلام تغییر روزنامه کند، آخرین روزنامه تعیین شده به عنوان ارگان شرکت قبلی به عنوان روزنامه معتبر در نظر گرفته می‌شود.
5. چه اطلاعاتی در متن آگهی دعوت باید درج شوند؟
- در متن آگهی دعوت باید نوع مجمع، تاریخ و ساعت تشکیل جلسه، مشخصات شرکت (نام، نوع شرکت، شماره ثبت، شناسه ملی)، آدرس دقیق محل تشکیل جلسه، و دستور جلسه به صورت دقیق و کامل درج شود.