پلمپ دفاتر چیست؟ رعایت قوانین مالیاتی و تجاری در دنیای کسب و کار از اهمیت ویژه ای برخوردار است. یکی از الزامات قانونی که تمامی شرکت ها و اشخاص حقوقی باید به آن پایبند باشند، اخذ دفاتر پلمپ است. این دفاتر شامل دفتر روزنامه و دفتر کل بوده و برای ثبت و نگهداری اطلاعات مالی و حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند.
سازمان امور مالیاتی از طریق این دفاتر، درآمدها و هزینه های شرکت ها را بررسی می کند و در صورت عدم ارائه آن ها، جریمه های مالیاتی سنگینی در انتظار صاحبان کسب و کار خواهد بود. در این مقاله از تکسفیر به صورت کامل به بررسی مفهوم دفاتر پلمپ، اهمیت آن، مراحل دریافت و مدارک مورد نیاز برای اخذ پلمپ دفاتر می پردازیم. اگر شما صاحب یک کسب و کار هستید و می خواهید از مشکلات قانونی و مالیاتی جلوگیری کنید، تا پایان این راهنما با ما همراه باشید.
اخذ پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر یکی از مهم ترین تکالیف قانونی برای شرکت ها و اشخاص حقوقی است. دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل هستند که توسط سازمان امور مالیاتی بررسی می شوند. دفاتر پلمپ برای ثبت دقیق تراکنش های مالی و جلوگیری از تخلفات مالیاتی الزامی است. این دفاتر توسط اداره ثبت شرکت ها پلمپ شده و مهر رسمی دریافت می کنند.
دلایل نیاز به پلمپ دفاتر
- رعایت قوانین مالیاتی: شرکت ها ملزم به ارائه گزارش های مالی شفاف هستند.
- پیشگیری از جرایم مالیاتی: عدم ارائه دفاتر قانونی می تواند منجر به جریمه های سنگین شود.
- ثبت رسمی درآمد و هزینه ها: این دفاتر به عنوان سند مالی معتبر شناخته می شوند.
- مورد نیاز در حسابرسی مالیاتی: سازمان امور مالیاتی هنگام رسیدگی به پرونده های مالیاتی از این دفاتر استفاده می کند.
بنابراین اخذ دفاتر پلمپ برای تمام کسب و کارهایی که دارای کد اقتصادی هستند ضروری است.
مراحل پلمپ دفاتر تجاری در سال 1404
برای اخذ پلمپ دفاتر، باید مراحل خاصی را طی کنید که شامل موارد زیر است:
- ثبت درخواست به صورت اینترنتی: ابتدا باید به سامانه ثبت شرکت ها مراجعه کرده و فرم درخواست پلمپ دفاتر را تکمیل کنید. در این مرحله اطلاعاتی مانند شناسه ملی شرکت و نوع دفاتر مورد نیاز وارد می شود.
- ارسال مدارک و تأیید درخواست: مدارک مورد نیاز را پس از تکمیل فرم بارگذاری کنید و درخواست خود را ارسال کنید. سپس کارشناسان اداره ثبت شرکت ها مدارک را بررسی می کنند.
- پرداخت هزینه و ارسال دفاتر: هزینه اخذ دفاتر پلمپ را در صورت تأیید پرداخت کنید و منتظر ارسال دفاتر پلمپ شده به آدرس ثبت شده بمانید.
رعایت این مراحل باعث می شود که شرکت ها به صورت قانونی فعالیت کنند و در آینده دچار مشکلات مالیاتی نشوند.
مدارک مورد نیاز برای دریافت دفاتر پلمپ قانونی
برای اخذ پلمپ دفاتر، ارائه برخی مدارک ضروری است که شامل موارد زیر می شود:
مدارک هویتی شرکت:
- تصویر کارت ملی و شناسنامه مدیرعامل
- روزنامه رسمی تأسیس شرکت
- آخرین تغییرات شرکت (در صورت وجود)
اطلاعات مالیاتی و ثبتی:
- کد اقتصادی شرکت
- شماره ثبت و شناسه ملی
مدارک مربوط به دفاتر: تعیین تعداد و نوع دفاتر مورد درخواست (دفتر روزنامه و دفتر کل)
درخواست دفاتر پلمپ در صورت ناقص بودن مدارک رد می شود و باید مراحل را از ابتدا انجام دهید. بنابراین تهیه و ارسال مدارک به صورت صحیح اهمیت زیادی دارد.
مهلت درخواست پلمپ دفاتر و عواقب تأخیر در آن
یکی از مهم ترین نکاتی که شرکت ها و کسب و کارها باید به آن توجه کنند، مهلت اخذ پلمپ دفاتر است. هر شرکت موظف است پیش از پایان سال مالی، دفاتر قانونی خود را تهیه و درخواست پلمپ آن ها را ثبت کند. عدم رعایت این مهلت می تواند باعث مشکلات جدی از جمله جریمه های مالیاتی شود.
مهلت دفاتر پلمپ معمولاً تا پایان اسفندماه هر سال است. این بدان معناست که شرکت ها باید تا قبل از شروع سال مالی جدید دفاتر قانونی خود را دریافت کنند. برای مثال اگر یک شرکت قصد دارد فعالیت مالی خود را در سال 1404 ادامه دهد، باید تا پایان سال ۱۴۰۲ دفاتر خود را پلمپ کند.
عواقب تأخیر در دریافت پلمپ دفاتر
اگر شرکتی در مهلت مقرر اقدام به اخذ دفاتر پلمپ نکند، ممکن است با مشکلات زیر مواجه شود:
- رد دفاتر قانونی: در صورت عدم دریافت دفاتر در موعد مقرر، سازمان امور مالیاتی ممکن است دفاتر را فاقد اعتبار بداند.
- جریمه های مالیاتی: عدم ارائه دفاتر پلمپ شده به عنوان تخلف مالیاتی شناخته شده و شامل جریمه می شود.
- ایجاد مشکلات حسابرسی: در صورت نبود دفاتر قانونی، سازمان امور مالیاتی به صورت علی الرأس مالیات شرکت را تعیین خواهد کرد.
بنابراین بهتر است برای جلوگیری از مشکلات مالیاتی و حقوقی، پلمپ دفاتر را در اولین فرصت انجام دهید.
برای اطلاع از نحوه پلمپ دفاتر، با ما در تکسفیر همراه باشید.
راهنمای ثبت درخواست دفاتر پلمپ به صورت اینترنتی
بسیاری از فرآیندهای اداری از جمله اخذ پلمپ دفاتر در سال های اخیر به صورت اینترنتی انجام می شوند. این امر باعث کاهش مراجعات حضوری، صرفه جویی در زمان و تسهیل فرآیندهای قانونی شده است. در این مقاله گام به گام نحوه ثبت درخواست دفاتر پلمپ قانونی را به صورت اینترنتی بررسی می کنیم.
مراحل ثبت درخواست پلمپ دفاتر به صورت اینترنتی
برای دفاتر پلمپ از طریق اینترنت، باید مراحل زیر را طی کنید:
ورود به سامانه ثبت شرکت ها
ابتدا وارد سامانه ثبت شرکت ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir شوید. این سامانه متعلق به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است و امکان ثبت درخواست پلمپ دفاتر به صورت آنلاین را فراهم می کند.
انتخاب گزینه درخواست پلمپ دفاتر
پس از ورود به سامانه، در منوی اصلی گزینه پلمپ دفاتر قانونی را انتخاب کنید. این بخش مربوط به تمامی شرکت های ثبت شده است که نیاز به دریافت دفاتر قانونی دارند.
تکمیل اطلاعات شرکت
در این بخش، اطلاعات مرتبط با شرکت خود را وارد کنید:
- شناسه ملی شرکت
- شماره ثبت شرکت
- نام کامل شرکت
- نوع شرکت (سهامی خاص، مسئولیت محدود، تعاونی و غیره)
- آدرس دقیق و کد پستی شرکت
دقت کنید که تمامی اطلاعات باید دقیقاً مطابق با اطلاعات ثبت شده در سامانه اداره ثبت شرکت ها باشد. هرگونه مغایرت می تواند باعث رد شدن درخواست اخذ پلمپ دفاتر شود.
مشخص کردن سال مالی و دفاتر مورد نیاز
در این مرحله سال مالی که دفاتر برای آن درخواست می شود را مشخص کنید. سپس باید نوع دفاتر مورد نیاز را انتخاب کنید. دفاتر قانونی شامل موارد زیر هستند:
- دفتر روزنامه (۵۰، ۱۰۰ یا ۲۰۰ برگ)
- دفتر کل (۵۰، ۱۰۰ یا ۲۰۰ برگ)
انتخاب نوع دفتر بستگی به حجم معاملات و اسناد مالی شرکت دارد. شرکت های بزرگ معمولاً از دفاتر با صفحات بیشتر استفاده می کنند.
بارگذاری مدارک مورد نیاز
برای تکمیل درخواست اخذ پلمپ دفاتر، باید مدارک زیر را در سامانه بارگذاری کنید:
- تصویر کارت ملی مدیرعامل شرکت
- آخرین تغییرات ثبت شده شرکت (در صورت وجود)
- وکالت نامه (در صورت اقدام توسط وکیل یا نماینده قانونی)
مدارک باید با کیفیت بالا اسکن شده و با فرمت PDF یا JPG در سامانه آپلود شوند.
تأیید نهایی و دریافت کد پیگیری
پس از تکمیل اطلاعات و بارگذاری مدارک، سامانه از شما می خواهد که تمامی اطلاعات را بررسی و تأیید کنید. سپس یک کد رهگیری دریافت خواهید کرد که برای پیگیری وضعیت درخواست اخذ دفاتر پلمپ ضروری است.
پرداخت هزینه و تکمیل فرآیند ثبت
در این مرحله باید هزینه های مربوط به پلمپ دفاتر قانونی را پرداخت کنید. این هزینه ها شامل موارد زیر است:
- هزینه دفتر روزنامه و دفتر کل
- هزینه پلمپ و ارسال دفاتر
- هزینه حق الزحمه قانونی اداره ثبت
پرداخت به صورت آنلاین و از طریق درگاه بانکی سامانه انجام می شود. پس از پرداخت موفق، درخواست شما نهایی شده و دفاتر برای پلمپ ارسال می شوند.
پیگیری درخواست پلمپ دفاتر
پس از ثبت درخواست، می توانید از طریق سامانه رهگیری درخواست ها وضعیت درخواست خود را بررسی کنید. مراحل پردازش به صورت زیر است:
- در انتظار بررسی: درخواست شما ثبت شده ولی هنوز بررسی نشده است.
- در حال بررسی: مدارک و اطلاعات شما توسط کارشناسان در حال بررسی است.
- تأیید شده: درخواست شما تأیید شده و دفاتر به چاپ و پلمپ ارسال می شوند.
- ارسال شده: دفاتر پلمپ شده از طریق پست به آدرس شرکت ارسال شده است.
در صورت رد شدن درخواست باید به سامانه مراجعه کنید و مشکلات مربوطه را برطرف کنید.
چرا ثبت اینترنتی پلمپ دفاتر بهتر از مراجعه حضوری است؟
کاهش زمان و هزینه ها: نیازی به مراجعه حضوری به اداره ثبت شرکت ها نیست.
- پیگیری آنلاین: شما می توانید در هر لحظه وضعیت درخواست را بررسی کنید.
- پرداخت الکترونیکی: تمامی هزینه ها به صورت آنلاین پرداخت می شود.
- کاهش خطای انسانی: با بارگذاری صحیح اطلاعات و مدارک از مشکلات احتمالی جلوگیری می شود.
نکات مهم برای جلوگیری از رد شدن درخواست
- اطلاعات شرکت را به دقت وارد کنید: هرگونه مغایرت باعث رد شدن درخواست می شود.
- مدارک را با کیفیت بالا اسکن کنید: تصاویر ناخوانا یا ناقص پذیرفته نمی شوند.
- مهلت قانونی را رعایت کنید: درخواست خود را قبل از پایان سال مالی ثبت کنید.
- از آخرین تغییرات شرکت اطمینان حاصل کنید: در صورت تغییر مدیرعامل یا آدرس، ابتدا آن را در سامانه ثبت کنید.
هزینه های پلمپ دفاتر قانونی در سال جاری چقدر است؟
یکی از سؤالات متداول درباره اخذ پلمپ دفاتر، هزینه های آن در سال جاری است. هزینه پلمپ دفاتر با توجه به نوع شرکت، تعداد دفاتر مورد نیاز و تعرفه های رسمی تغییر می کند.
عوامل مؤثر بر هزینه پلمپ دفاتر
- نوع شرکت: شرکت های سهامی، مسئولیت محدود و تعاونی هزینه های متفاوتی برای اخذ دفاتر پلمپ دارند.
- تعداد صفحات دفاتر: دفاتر ۵۰، ۱۰۰ و ۲۰۰ برگ هزینه های متفاوتی دارند.
- هزینه ارسال پستی: هزینه ارسال دفاتر نیز به مجموع هزینه های پلمپ دفاتر اضافه می شود.
این هزینه ها ممکن است هر سال تغییر کند. بنابراین پیشنهاد می شود قبل از اقدام به پلمپ دفاتر از تعرفه های به روز اطلاع کسب کنید.
پلمپ دفاتر برای چه شرکت هایی الزامی است؟
اخذ پلمپ دفاتر یکی از مهم ترین وظایف قانونی شرکت ها و مؤسسات است. تمامی شرکت های ثبت شده در ایران موظف اند دفاتر قانونی خود را قبل از شروع سال مالی جدید دریافت و ثبت کنند. اما این الزام برای شرکت های زیر ضروری است:
- شرکت های تجاری ثبت شده: تمامی شرکت هایی که به صورت رسمی در اداره ثبت شرکت ها به ثبت رسیده اند، مانند شرکت های سهامی خاص، سهامی عام، با مسئولیت محدود و تعاونی ها، موظف اند اقدام به پلمپ دفاتر کنند.
- شرکت های غیرتجاری دارای فعالیت مالی: مؤسسات غیرتجاری که فعالیت اقتصادی دارند و درآمد کسب می کنند، نیز باید دفاتر خود را پلمپ کنند تا امکان بررسی حساب های مالیاتی آن ها وجود داشته باشد.
- شرکت های در حال انحلال: حتی شرکت هایی که قصد انحلال دارند، باید تا پایان فرآیند تسویه حساب، دفاتر قانونی خود را پلمپ کنند تا گزارش های مالی آن ها شفاف باشد.
- شرکت های تازه تأسیس: شرکت هایی که تازه ثبت شده اند، باید از اولین سال مالی خود اقدام به دفاتر پلمپ کنند. عدم انجام این کار می تواند مشکلات مالیاتی در آینده ایجاد کند.
بیشتر بدانید: هزینه ثبت تغییرات شرکت و ثبت صورتجلسات ، قیمت ها و هزینه ها
مدارک لازم جهت پلمپ دفاتر (شخص حقیقی)
✔️ ارائه فرم تکامل یافته اظهارنامه پلمپ دفاتر، بهمراه امضاء افراد و مهر شرکت (ارسال اینترنتی)
✔️ ارائه فتوکپی مدارک هویتی ، کارت ملی فرد متقاضی
✔️ ارائه فتوکپی پروانه کسب شرکت و یا جواز فعالیت آنها
✔️ ارائه وکالتنامه متقاضی (در صورت موجودیت او) جهت طی کردن مراحل و روند امور کاری به منظور پلمپ دفاتر
مدارک لازم جهت پلمپ دفاتر (شخص حقوقی)
✔️ ارائه مدارک هویتی متقاضی ، اعم از کپی شناسنامه و کارت ملی (مدیر عامل شرکت)
✔️ ارائه تکامل یافته ی فرم اظهارنامه متقاضی (از اینترنت)
✔️ ارائه فتوکپی روزنامه تاسیس شرکت متقاضی
✔️ ارائه مدارکی اعم از کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی کشور(در هنگام تغییرات)
هزینه پلمپ دفاتر چقدر است؟ برای اطلاع از هزینه های پلمپ دفاتر، کلیک کنید.
چنانچه شرکتی دفاتر مربوطه خود را پلمپ نکند وآن را تحویل اداره مالیات ندهد و یا در پلمپ دفاترش نقصی وجود داشته باشد، در این صورت توسط اداره مالیات ممکن است جریمه شود که اغلب این جریمه ها سنگین می باشند. اگر برای دریافت پلمپ دفاتر خود اقدام نکنید به مشکل برخواهید خورد و مشمول جرائم مالیاتی و علی الراس شدن میشوید و ممیز دارایی با توجه به موضوع فعالیت شما، شرکت شما را با شرکت هایی فعال در حوزه ی کاری شما مقایسه میکنند و برای شما مالیات رد میکنند. همچنین میتوانید در صورت فعالیت نداشتن در شرکت خود، اقدام به انحلال شرکت کنید ویا آن را به فروش برسانید تا هیچگونه مشکلی نداشته باشید.
در واقع انجام مراحل پلمپ دفاتر از اقدامات ضروری و واجب برای انجام امور مالی شرکتها است که باید نسبت به طی کردن مراحل آن در موعد معین اقدام نمایید تا دچار مشکل نشوید. شرکتها باید قبل از شروع به کار در سال مالی جدید به سامانه ثبت شرکت ها مراجعه کرده و سپس اظهارنامه ی مربوط به پلمپ دفاتر را تنظیم کنند و اقدام به ثبت نام آن نمایند.
راهنمای تصویری پلمپ دفاتر
برای ثبت درخواست الکترونیکی پلمپ دفاتر تجاری، در اولین قدم به سایت irsherkat.ssaa.ir مراجعه نمایید.
1️⃣ مرحله اول: تعیین سال مالی بر اساس اساسنامه شرکت
2️⃣ مرحله دوم: درج اطلاعات شخصیت حقوقی
3️⃣ مرحله سوم: درج اطلاعات درخواست کننده پلمپ
4️⃣ مرحله چهارم: وارد کردن اطلاعات هیئت مدیره
5️⃣ مرحله پنجم: تعیین سمت هیئت مدیره
6️⃣ مرحله ششم: انتخاب دفاتر مورد تقاضا
7️⃣ مرحله هفتم: تایید صحت اطلاعات وارد شده
8️⃣ مرحله هشتم: تایید نهایی درخواست
چه شرکت هایی که ملزم به اخذ پلمپ دفاتر نیستند؟
- اشخاص حقیقی: اگر فردی کسب و کار شخصی دارد ولی مشمول مالیات بر ارزش افزوده و دفاتر قانونی نیست، نیازی به اخذ پلمپ دفاتر ندارد.
- شرکت های غیرفعال: شرکت هایی که کاملاً غیرفعال بوده و هیچ گونه تراکنش مالی ندارند، الزام قانونی به دفاتر پلمپ ندارند. اما بهتر است عدم فعالیت خود را به صورت رسمی ثبت کنند.
پس اگر شرکتی ثبت شده دارید و فعالیت اقتصادی انجام می دهید، حتماً در موعد مقرر برای اخذ پلمپ دفاتر اقدام کنید تا از جرایم مالیاتی جلوگیری شود.
تفاوت بین دفاتر روزنامه و کل در فرآیند پلمپ
دو نوع دفتر اصلی در فرآیند اخذ پلمپ دفاتر وجود دارد که شرکت ها ملزم به دریافت آن ها هستند: دفتر روزنامه و دفتر کل. درک تفاوت این دو دفتر برای صاحبان کسب و کار بسیار مهم است. زیرا ثبت اطلاعات در آن ها بر نحوه بررسی حساب های مالی شرکت تأثیر می گذارد.
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه دفتری است که در آن تمامی معاملات و رویدادهای مالی شرکت به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می شود. هر رویداد مالی بلافاصله و به صورت روزانه در این دفتر ثبت می گردد. از ویژگی های آن می توان به ثبت کلیه معاملات روزانه، حفظ ترتیب زمانی ثبت رویدادها و ایجاد مبنای اطلاعاتی جهت انتقال به دفتر کل برای ثبت نهایی و تنظیم گزارش های مالی اشاره کرد.
دفتر کل چیست؟
دفتر کل دفتری است که اطلاعات مالی از دفتر روزنامه به آن منتقل می شود و بر اساس حساب های مختلف مانند دارایی، بدهی، درآمد و هزینه دسته بندی می‌شود. ویژگی های این دفتر شامل مرتب سازی اطلاعات بر اساس نوع حساب ها، کمک به ارائه گزارش های مالی دقیق تر و مبنای بررسی های مالیاتی و حسابرسی است. همچنین تکمیل و ارائه هر دو دفتر در فرآیند اخذ پلمپ دفاتر الزامی است تا شرکت بتواند گزارش های مالی قانونی خود را تنظیم کند.
دلایل رد شدن درخواست دفاتر پلمپ و نحوه رفع مشکلات آن
گاهی اوقات درخواست اخذ پلمپ دفاتر از سوی اداره ثبت شرکت ها رد می شود. این امر می تواند به دلایل مختلفی رخ دهد که برخی از آن ها ناشی از اشتباهات اداری و برخی دیگر به دلیل نقص مدارک است. شناخت این مشکلات و رفع آن ها می تواند از اتلاف وقت و جریمه های احتمالی جلوگیری کند.
دلایل اصلی رد شدن درخواست پلمپ دفاتر
- عدم ارائه اطلاعات صحیح شرکت: اطلاعات شرکت مانند شناسه ملی، شماره ثبت و آدرس، باید دقیق و مطابق با اطلاعات ثبت شده در سامانه اداره ثبت شرکت ها باشد.
- ارسال ناقص مدارک: مدارکی مانند کارت ملی مدیرعامل، آخرین تغییرات شرکت و فرم درخواست باید به صورت کامل ارسال شود. عدم ارائه هر یک از این مدارک می تواند منجر به رد شدن درخواست شود.
- عدم پرداخت هزینه های قانونی: در برخی موارد شرکت ها فرایند پرداخت هزینه های اخذ پلمپ دفاتر را کامل نمی کنند. این موضوع باعث رد شدن درخواست می شود.
- ثبت درخواست خارج از مهلت مقرر: اگر درخواست دفاتر پلمپ بعد از پایان سال مالی ثبت شود، ممکن است مورد تأیید قرار نگیرد.
نحوه رفع مشکلات و ارسال مجدد درخواست
برای رفع مشکلات و ارسال مجدد درخواست، ابتدا باید اطلاعات شرکت از طریق سامانه ثبت شرکت ها بررسی شود. سپس باید از تکمیل و ارسال صحیح تمامی مدارک موردنیاز اطمینان حاصل شود. پرداخت هزینه ها نیز مورد بازبینی قرار گرفته و در صورت لزوم مجدداً پرداخت انجام شود. در نهایت در صورتی که به دلایل موجه موفق به پلمپ دفاتر در زمان مقرر نشدید، لازم است با اداره ثبت شرکت ها تماس بگیرید و درخواست تمدید مهلت نمایید.
نتیجه گیری
اخذ پلمپ دفاتر یکی از الزامات قانونی برای تمامی شرکت ها و مؤسسات است که باید پیش از آغاز سال مالی جدید انجام شود. در سال های اخیر امکان ثبت درخواست دفاتر پلمپ قانونی به صورت اینترنتی فراهم شده است که این فرآیند را سریع تر و آسان تر کرده است. در این مقاله مراحل درخواست پلمپ دفاتر به صورت آنلاین را بررسی کردیم که شامل ورود به سامانه، تکمیل اطلاعات شرکت، انتخاب نوع دفاتر، بارگذاری مدارک، پرداخت هزینه و پیگیری درخواست می شود. همچنین به مزایای ثبت اینترنتی، نکات مهم برای جلوگیری از رد شدن درخواست و نحوه پیگیری وضعیت درخواست اشاره کردیم.
سوالات متداول