تنظیم صورتجلسه شرکت | مراحل و نحوه تنظیم

هنگامی که جلسه ای در شرکت برگزار می شود در آخر باید تمامی تصمیمات و گفتگوهایی که در جلسه شما بیان شده به صورت گزارش نوشته شود. به این گزارشات صورتجلسه گفته می شود. ثبت و تنظیم صورتجلسه شرکت در جهت به رسمیت شناختن جلسه ضروری است. در چنین صورتجلسه ای تاریخ و ساعت و حتی مکان برگزاری جلسه و همچنین تمامی تصمیمات و گفتگوهایی که اعضا در جلسه بیان می کنند باید ذکر و درج شود. همانطور که می دانید در جلسات رسمی اعضای اصلی ( اعضا جلسه، دستور جلسه، زمان معین، و مکان ) گردهم می آیند. تنظیم صورتجلسه بسیار حائز اهمیت و ضروری است.

وقتی که جلسه برگزار می شود دبیر جلسه و یا منشی وظیفه تنظیم مطالب و صورتجلسه را دارد. منشی جلسه از اعضای جلسه محسوب می شود که در جلسه حضور دارد اما حق رأی ندارد. دبیر جلسه حدالامکان باید شخصی باشد که با قوانین تجارت اشنایی کامل داشته باشد و بر اساس موارد تخصصی و حقوق صورتجلسه را تنظیم کند.

نمونه ها و مثال هایی از صورتجلسه در اداره ثبت شرکت ها برای متقاضیان قابل مشاهده است ( و حتی به عنوان نمونه خام در دسترس همگان قرار دارد ). تنظیم صورتجلسه شرکت باید براساس قوانین و نمونه خام موجود باشد. ضروری است که متن صورتجلسه به ثبت رسانده شود. برای ثبت صورتجلسه می توانید از سامانه اداره ثبت شرکت ها استفاده کنید و پس از درج کردن متن صورتجلسه ضروری است که اصل صورتجلسه با درج امضای اعضا جلسه در اوراق به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.

صورتجلسه شرکت چیست؟

صورتجلسه شرکت اقدامات و تصمیمات هیئت مدیره را ثبت می کند. صورت جلسات شرکت سوابق رسمی و قانونی جلسات هیئت مدیره هستند. این بدان معناست که آنها باید بیش از یک نمای کلی ساده از بحث ها را شامل شوند. هدف اصلی صورتجلسات هیئت مدیره این است که نشان دهد اعضای هیئت مدیره موارد زیر را انجام داده اند:

• از قوانین مربوط به نوع شرکت خود پیروی کرده اند.
• از آئین نامه خود سازمان تبعیت کرده اند.
• تصمیمات را با ماموریت خود هماهنگ کرده باشند.

در اصل، صورتجلسات هیئت مدیره یادداشت های عالی هستند که تمام جزئیات مهم جلسه شما را نشان می دهد. بیایید عمیقاً به آنچه که این جزئیات شامل می‌شود نگاهی بیاندازیم، بنابراین می‌توانید به جای اینکه صرفاً در مورد آنچه که هستند مطالعه کنید، شروع به ایجاد صورتجلسات جلسات هیئت مدیره مؤثرتر کنید.

قوانین ضروری در تنظیم صورتجلسه شرکت

ذکر مواردی در صورتجلسه از اهمیت بسیار ویژه ای برخوردار است و الزامی است هر شخصی که این صورتجلسه را تهیه می کند مواردی را رعایت کند و رعایت کردن این قوانین در تمامی جلسات ثابت و یکسان است:

• ذکر شماره جلسه ( پیوسته یا دوره ای بودن جلسات )
• درج مشخصات اعضای شرکت کننده در جلسات به همراه پست و سمت آنها
• تنظیم دستور جلسه ای که معمولا هدف تشکیل جلسه در آن قید می گردد
• تمامی مطالب و گفتگوهایی که در جلسات انجام می شود
• تصمیماتی که در نهایت گرفته می شود
• زمان شروع و پایان جلسه، همچنین تاریخ و محل برگزاری جلسات
• تکلیف جلسه (آیا جلسات ادامه خواهد داشت و مجددا برگزار شود یا خیر )

هنگامی که موسسان یک شرکت تصمیم به ثبت کردن شرکت می گیرند بر اساس شرایط اظهارنامه و اساسنامه ای تنظیم می کنند تا بتوانند شرکت خود را به ثبت برسانند. این اساسنامه هیچگاه ثابت و یکسان نمی مانند و بر اساس شرایط قابل تغییر است و در هر شرایطی می توان تغییراتی را در اساسنامه شرکت و بر اساس قوانین تجارت ذکر و اعمال کرد. هدف از اعمال چنین تغییرات در اساسنامه و صورتجلسه شرکت دست یافتن به پایداری و سود شرکت است.

چگونه صورتجلسه در جلسه هیئت مدیره تنظیم می شود؟

تنظیم صورت جلسات خوب در جلسه هیئت مدیره نقش مهم و رضایت بخشی است. صورتجلسه هیئت مدیره بیش از یک حسابداری کلی از بحث های هیئت مدیره است. صورتجلسات به عنوان پرونده رسمی و قانونی جلسه هیئت مدیره محسوب می شوند. صورتجلسات به روش‌ های مختلفی از جمله پیگیری پیشرفت، جزئیات برنامه ‌های آینده و ارائه به عنوان نقطه مرجع استفاده می ‌شوند. صورتجلسه شما باید سوابقی از پیشنهادات، رای ‌ها و ممتنع‌ ها را منعکس کند.

در نقش خود به عنوان منشی، اساسا چهار مرحله درگیر ضبط صورتجلسه مؤثر برای یک جلسه خواهید بود. قبل از جلسه باید کمی زمان صرف برنامه ریزی کنید، در طول جلسه یادداشت برداری کنید و بعد از جلسه یک گزارش رسمی بنویسید. شما همچنین مسئول بایگانی و به اشتراک گذاری صورتجلسه هر جلسه خواهید بود.

مرحله 1: آماده سازی برای جلسه شرکت

در یادگیری نحوه گرفتن صورتجلسات برای جلسه هیئت مدیره، مهم است که توجه داشته باشید که هر سازمانی صورتجلسه خود را کمی متفاوت ثبت می کند. با رئیس هیئت مدیره در مورد هر قالب فعلی یا مورد انتظاری که از شما انتظار می رود استفاده کنید، صحبت کنید. برای استفاده به عنوان الگو، دقایق جلسه گذشته را مرور کنید. از رئیس هیئت مدیره یک نسخه از دستور جلسه، شامل نام همه شرکت کنندگان، از جمله مهمانان یا سخنرانان را بخواهید.

مرحله 2: گرفتن سوابق جلسه شرکت

مگر اینکه شرکت شما از شما بخواهد که در جلسه یادداشت ها را تایپ کنید، می توانید آنها را تایپ کنید یا یادداشت کنید. استفاده از یک قالب قوی صورتجلسات می تواند به شما کمک کند تا دقایق ساختار یافته تری داشته باشید. دو نکته مهم هنگام درک نحوه گرفتن صورتجلسات در جلسه هیئت مدیره این است که چه اطلاعاتی باید ثبت شود و چگونه ارائه شود.

برای تنظیم صورتجلسات موثر شرکت، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

• تاریخ جلسه
• زمان تشکیل جلسه به دستور
• اسامی شرکت کنندگان و غایبان جلسه
• اصلاحات و اصلاحات صورتجلسه قبلی
• اضافات به دستور کار فعلی
• آیا حد نصاب وجود دارد!
• اقدامات انجام شده یا رد شده
• رای گیری و نتیجه رای گیری
• اقدامات انجام شده یا توافق شده برای انجام
• بحث آزاد یا مشارکت عمومی
• تاریخ و ساعت جلسه بعدی
• زمان تعویق

نحوه جزئیات بحث ها در طول جلسه شرکت به همان اندازه مهم است که اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات نشان داده شده در بالا در صورتجلسه گنجانده شده است. برای هر مورد دستور جلسه، بیانیه کوتاهی از هر اقدام انجام شده توسط هیئت مدیره، همراه با توضیح مختصری درباره دلیل تصمیم آنها بنویسید. اگر استدلال های گسترده ای وجود دارد، خلاصه ای مختصر از استدلال های اصلی بنویسید.

بحث ها را به طور عینی ضبط کنید، از اظهارات تحریک آمیز و مشاهدات شخصی اجتناب کنید. یک راه خوب برای انجام این کار این است که در صورت امکان از صفت ها و قیدها اجتناب کنید. زبان خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که واضح، بدون ابهام و کامل است.

اهمیت تنظیم صورتجلسه شرکت

تنظیم صورتجلسات شرکت وقت گیر است و نیاز به توجه زیادی به جزئیات دارد. این کار به یک فرد با استعداد نیاز دارد که می تواند تمام اطلاعاتی را که در اتاق هیئت مدیره گفته می شود دریافت کند و آن را به گونه ای خلاصه کند که فضای جلسه را به تصویر بکشد.

صورتجلسه شرکت یک گزارش تاریخی از تصمیمات است که اعضای هیئت مدیره آینده می توانند به آن ارجاع دهند و برای برآوردن الزامات قانونی شرکت شما ضروری هستند. یافتن خود در مشکلات قانونی و داشتن صورتجلسات مبهم برای مراجعه به آن، وضعیتی نیست که بخواهید در آن قرار بگیرید، در حالی که شرکت هایی که صورتجلسه های منظمی دارند، می توانند در صورت مواجهه با مسائل حقوقی از آنها عقب نشینی کنند.

چه منشی هیئت مدیره باشید یا یکی دیگر از رهبران هیئت مدیره با اشتیاق به مستندسازی سازمان یافته، می دانید که یادداشت برداری اغلب یک کار ناسپاس است. با این حال، یادگیری نحوه گرفتن دقایق موثر در جلسه هیئت مدیره ارزش وقت و انرژی را دارد.

بیایید اصول اولیه تنظیم صورتجلسه را مرور کنیم و بعد از آن به جزئیات دقیق بپردازیم.

همانطور که قبلاً ذکر شد، صورتجلسه یک پرونده رسمی و قانونی از جلسات شرکت است. در یک عرصه حقوقی، صورتجلسات صحیح فرض می شود و می تواند به عنوان مدرک قانونی حقایقی که گزارش می کنند مورد استفاده قرار گیرد.

بحث های هیئت مدیره را برای انعکاس دقیق اقدامات و نیات مدیران هیئت مدیره مستند کنید. هیئت ها دارای مسئولیت قانونی هستند، بنابراین اطلاعات اولیه و زبان ساده را حفظ کنید تا از هر گونه پیچیدگی قانونی که سازمان را در هر گونه روند قانونی در مضیقه قرار می دهد، جلوگیری کنید. فقط هنگام ضبط حرکات و ثانیه ها از نام ها استفاده کنید.

بعد از جلسه، زمانی که همه چیز در ذهن شما تازه است، می خواهید سوابق رسمی را بنویسید، بنابراین تا جایی که ممکن است، پرونده را بلافاصله بعد از جلسه آماده کنید.

چرا باید صورتجلسات شرکت را در نظر گرفت؟

اکنون می دانید صورتجلسات شرکت چیست، اما مهمتر از آن، چرا ارزش زمان و تلاش برای یادداشت برداری عالی را دارد؟

همانطور که اشاره کردیم، صورتجلسه هیئت مدیره نشان می دهد که یک جلسه در واقع رخ داده است، اما فراتر از آن است. قبل از اینکه بتوانید خودتان دقایق کارآمدی در هیئت مدیره بگیرید، باید بدانید که چرا زمان زیادی را صرف مستندسازی تمام اقدامات و مکالمات مرتبط می کنید. در غیر این صورت، ممکن است تعجب کنید که چرا تمرکز خود را برای تکمیل مهارت های یادداشت برداری خود هدر می دهید.

هدف از تنظیم صورتجلسه شرکت

هدف از تنظیم صورتجلسه شرکت به این مزایای اصلی خلاصه می شود:

پس از تصویب، صورتجلسات هیئت مدیره به ثبت قانونی از آنچه در جلسه رخ داد تبدیل می شود. در صورت طرح دعوی، صورتجلسه هیئت مدیره می تواند احضار شود و اعضای هیئت مدیره ممکن است مسئول باشند. اگر جزئیات مهم وجود نداشته باشد یا آرا به اشتباه ثبت شده باشد، سازمان شما ممکن است با عواقب قانونی جدی مواجه شود. اگرچه بعید است که این اتفاق بیفتد، اما همیشه بهتر است آماده باشید.

صورتجلسات موثر هیئت مدیره به عنوان یک نقطه مرجع برای تصمیم گیری های آینده عمل می کند. تصمیمات بخشی از عضویت در هیئت مدیره است. اطمینان حاصل کنید که می توانید با یادداشت آنچه در جلسه مطرح شد، چه کسی چه چیزی گفت، چه گام های بعدی تعیین شده بود، و چه کسی مسئولیت پروژه های آینده را بر عهده می گیرد، به موارد گذشته فکر کنید.

حامیان مالی احتمالی، اهداکنندگان و سایر حامیان مالی می توانند به صورتجلسات جلسه هیئت مدیره دسترسی داشته باشند. به عنوان رهبران هیئت مدیره، ما باید وظیفه خود را برای تامین منابع کافی برای سازمان ها درک کنیم. سرمایه گذاران از صورتجلسه هیئت مدیره استفاده می کنند تا تعیین کنند که هیئت مدیره چقدر در هدایت سازمان به سمت اهدافش موثر است. به عبارت دیگر، شما نمی‌خواهید کسی به دلیل یادداشت‌های نامناسب، در مورد حمایت مالی از هدف شما تصمیم بگیرد.

صورتجلسات هیئت مدیره منبع مهمی است، نه فقط برای ارجاعات بعدی توسط خود هیئت مدیره، بلکه برای اهداف قانونی. قدرت مستندسازی عالی از این هم بیشتر است، اما این سه دلیل باید هدف اصلی شما برای سرمایه‌گذاری زمان و منابع برای دقیقه‌گیری بهتر باشد. اکنون، بیایید به بهترین شیوه‌ها برای ایجاد دقایق هیئت‌مدیره منسجم و سازمان‌یافته بپردازیم.

 برای تغییرات شرکت صفحه تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت را مطالعه کنید

چگونه در جلسه هیئت مدیره صورتجلسه ای را تنظیم کنیم؟

اکنون، برای سؤالی که همه ما می‌خواهیم پاسخ آن را بدهیم: چگونه می‌توانید صورتجلسه‌های جلسه هیئت‌مدیره را ایجاد و تنظیم کنید که تمام جزئیات کلیدی را بدون نوشتن متن کامل ثبت کند؟

اگر بتوانیم چند مورد را هر روز یادداشت کنیم خیلی خوب است، اما صورتجلسه هیئت مدیره شما باید جامع باشد. ایجاد صورتجلسات کامل جلسه هیئت مدیره که نیازهای همه کسانی را که از آن استفاده می کنند برآورده کند، برای تصمیم گیری موثر و ثبت سوابق در سازمان شما بسیار مهم است.

در حالی که هیچ رویکرد یکسانی برای گرفتن دقایق کارآمد در هیئت مدیره وجود ندارد، ما متوجه شده ایم که بسیاری از منشی های بزرگ از چند روش معمول استفاده می کنند. نتیجه آن چیست؟ یک گزارش واضح و دقیق از اقدامات هیئت مدیره. بیایید نگاهی به چند تا از این استراتژی ها بیندازیم:

1. از دستور کار خود به عنوان الگوی جلسه هیئت مدیره استفاده کنید.

برنامه ریزی جلسات کافی برای بهره وری جلسات شما حیاتی است. بسیاری از مدیران هیئت مدیره یک طرح کلی برای صورتجلسه ایجاد می کنند که چند روز قبل از جلسه با دستور جلسه ترکیب می شود. گرفتن دقایق هیئت مدیره بسیار ساده است و از این طریق کمتر مستعد خطا می شود.

یکی از ترفندها استفاده از دستور جلسه به عنوان یک الگو است. این یک راه عالی برای ترسیم همه چیز از قبل است، بنابراین اعضای هیئت مدیره شما می توانند گفتگو را بدون منتظر ماندن منشی ادامه دهند. منشی شما می تواند زمان بیشتری را صرف گوش دادن و ضبط دقیق مکالمه کند، به جای اینکه سعی کند از صفر شروع کند و همه چیز را در حال ضبط کند.

2. یک دقیقه گیر زودتر از زمان ضبط و تنظیم را شروع کنید.

تصور کنید که شما در جلسه هیئت مدیره خود ظاهر می شوید و متوجه شوید که هیچ کس نمی خواهد صورتجلسه را تنظیم کند. قرار دادن یکی از اعضای هیئت مدیره در محل می تواند غافلگیر کننده و ناخوشایند باشد. در واقع، این تقریباً به طور قطع کیفیت مشارکت و سطح مشارکت اعضای هیئت مدیره را به خطر می اندازد. به همین دلیل است که همیشه باید یک دقیقه‌گیر زودتر از موعد آماده باشید.

مواردی که نباید در صورتجلسه ذکر شود!

 دانستن مواردی که باید در صورتجلسات شرکت حذف شود به همان اندازه مهم است که بدانید چه چیزی باید در آن ذکر شود. به یاد داشته باشید که زیاد روی صورتجلسات سوار می شوند و ثبت موارد اشتباه می تواند باعث ایجاد شک و تردید در بین اشخاص حقوقی و دیگران شود.

با در نظر گرفتن این موضوع، بیایید چند مورد را که منشی ها معمولا در صورتجلسه هیئت مدیره خود ثبت می کنند، اما نباید انجام دهند، بررسی کنیم:

• نحوه رأی دادن افراد را درج نکنید.

 در هر یک از جلسات هیئت مدیره خود، احتمالا موارد انگشت شماری خواهید داشت که باید در مورد آنها رأی گیری شود. در حالی که شما باید نام ببرید که چه کسی این پیشنهاد را انجام داده و آن را تایید کرده است، نباید نحوه رای دادن افراد را درج کنید. نام آنها را حذف کنید و به سادگی تعداد موافقان، مخالفان و ممتنع ها را یادداشت کنید.

 به عنوان یک قاعده کلی، سابقه را غیرشخصی نگه دارید. با این حال، یک استثنا از این قاعده وجود دارد. اگر تراکنش ‌های مالی مربوط به اعضای هیئت مدیره مطرح شد یا حقوق مدیر اجرایی تعیین شد، اجازه دهید صورتجلسه هیئت مدیره نحوه رأی دادن افراد و دلایل منطقی آنها را نشان دهد. در صورت بروز هر گونه چالش قانونی، دلایل منطقی از منطق حمایت می کنند.

• نظرات خاص اعضای هیئت مدیره را درج نکنید.

 همانطور که قبلا ذکر شد، صورتجلسات هیئت مدیره شما باید بی طرفانه باشد. به همین دلیل، صورتجلسات هیئت مدیره باید بر تصمیمات متمرکز شود، نه بحث ها.

در مواردی، اعضای مخالف ممکن است صریحا اعلام کنند که می‌خواهند اختلافشان ثبت شود. از این کار اجتناب کنید، و در عوض، به سادگی توجه داشته باشید که این اتفاق افتاده است. توضیح بیشتری لازم نیست. به همین ترتیب، اگر بحثی وجود داشت، آن را ذکر کنید، اما نمادهای عقیدتی انجام ندهید. به هر حال، صورتجلسات هیئت مدیره اوراق قابل کشفی هستند که می توانند در هر موقعیت قانونی بالقوه مورد استفاده قرار گیرند. آخرین چیزی که می خواهید این است که با عدم پایبندی به حقایق، هیئت مدیره خود را به طور غیر ضروری در برابر مسئولیت باز کنید.

سخن آخر

بین مستندسازی بحث‌ ها، رای‌ های مهم و تکالیف بعدی، چیزهای زیادی به صورتجلسات مؤثر شرکت شما وارد می ‌شود. به طور خلاصه، آنها بیش از یک گزارش کلی از مکالمات و اقدامات شما هستند. صورت جلسات به عنوان یک نقطه مرجع برای بحث های آینده عمل می کنند، به کسانی که قادر به شرکت در آن نیستند اطلاع رسانی می کنند، و به عنوان یک پرونده رسمی و قانونی از جلسات شما خدمت می کنند، بنابراین تنظیم صورتجلسه نباید ساده گرفته شود.

اگر مطمئن نیستید که هنگام مستندسازی جلسه بعدی خود از کجا شروع کنید، با کمک از اطلاعات گفته شده در بالا با خیال راحت صورتجلسه خود را تنظیم کنید.