مر احل تنظیم صورتجلسه شرکت ها در ایران

آگوست 05

مر احل تنظیم صورتجلسه شرکت ها در ایران

مر احل تنظیم صورتجلسه شرکت ها در ایران

اگر شرکتی در زمان فعالیت خود نیاز به ایجاد تغییراتی داشته باشد می تواند این تغییرات را اعمال نماید.این تغییرات باید طبق قوانین تجارت ثبت شوند.بنابراین برای اینکه بتوان این تغییرات را ثبت نمود باید صورتجلسه تغییرات شرکت را تنظیم نمود.امور مربوط به تغییرات و ثبت آن ها در گذشته به صورت حضوری و مراجعه مستقیم به اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری انجام می گرفت که این باعث صرف وقت و هزینه برای شرکت ها می شد.اما امروزه به راحتی و از طریق مراجعه به سامانه اینترنتی http://irsherkat.ssaa.ir می توان تغییرات شرکت و تنظیم صورتجلسه را انجام داد.

صورتجلسه حاوی مطالب گفته شده و تصمیمات اتخاذ شده و اعضای شرکت کننده در جلسه و تاریخ و محل برگزاری آن می باشد.ارکان جلسه رسمی شامل اعضای جلسه ، دستور جلسه در زمان و مکان مشخص می باشد.برای اینکه جلسه رسمیت پیدا نماید باید صورتجلسه آن نیز تنظیم شود.

مر احل تنظیم صورتجلسه شرکت ها در ایران

مراحل ثبت صورتجلسه :

بعد از اینکه مجمع عمومی عادی یا فوق العاده با حضور اکثریت اعضا برگزار شد تغییرات به تصویب می رسند.در مرحله بعدی برای تنظیم صورتجلسه و ثبت تغییرات باید به سامانه اینترنتی ثبت شرکت ها مراجعه شود و پس از ان صورتجلسه به همراه سایر مدارک به اداره ثبت شرکت ارسال می شود.

مدارک ثبت صورتجلسه :

مدارک شناسایی کلیه اعضا شرکت

صورتجلسه تنظیم شده

آخرین آگهی تغییرات شرکت

زمان ثبت صورتجلسه :

ثبت صورتجلسه به تعداد صورتجلسات و قالب ثبتی بستگی دارد اما به طور کلی حدود 25 الی 30 روز زمان نیاز دارد .

هزینه ثبت صورتجلسه :

هزینه صورتجلسه به عواملی مثل تعداد آن ها و نوع صورتجلسه و همچنین تغییرات و قالب ثبتی بستگی دارد.اما شما می توانید برای آگاهی از هزینه ثبت تغییرات و تنظیم صورتجلسه با کارشناسان ما در موسسه حقوقی و ثبتی تکسفیر تماس بگیرید.

اکثر تغییراتی که در شرکت ها صورت می گیرد عبارتند از :

  • افزایش یا کاهش سرمایه اولیه شرکت
  • ورود یا خروج شرکا
  • تغییر موضوع شرکت
  • تغییر آدرس شرکت
  • و...

مدارک لازم برای تحریر و تدوین صورتجلسه :

  1. کپی مدارک شناسایی اعضای هیئت مدیره و بازرسان
  2. کپی آگهی ثبتی تاسیس و روزنامه رسمی و تغییرات و اساسنامه شرکت
  3. انتخاب نوع تغییرات توسط متقاضی

زمان تدوین صورتجلسه :

تدوین صورتجلسه پس از ارائه مدارک توسط متقاضی 2 الی 3 روز زمان می برد.

مراحل و ضوابط تشکیل جلسات هیئت مدیره و چگونگی تدوین صورتجلسه شرکت ها :

  1. براساس ماده 589 قانون تجارت و ماده 118 این قانون کلیه تصمیماتی که در شرکت های سهامی اتخاذ می شود طبق اساسنامه و توسط افراد ذیصلاح صورت می گیرد.
  2. برای اینکه جلسات هیئت مدیره رسمیت داشته باشد باید این جلسات با حضور بیش از نیمی از اعضای هیئت مدیره تشکیل شود.تصمیم گیری ها با اکثریت آرا تصویب می شوند مگر اینکه در اساسنامه اکثریت بیشتری پیش بینی شده باشد.در جلسات هیئت مدیره باید هیئت مدیره شخصا حضور داشته باشد و حضور وکیل آن ها در شمارش حد نصاب لحاظ نمی شود.
  3. تشریفات مربوط به تشکیل جلسات هیئت مدیره در اساسنامه شامل تعیین مهلت جهت حضور در جلسه هیئت مدیره و محل حضور و نحوه دعوت از هیئت مدیره می باشد.البته مهلتی که برای دعوت هیئت مدیره در نظر گرفته می شود باید طوری باشد که عضو هیئت مدیره فرصت و امکان شرکت در جلسه را داشته باشد.
  4. تصمیماتی که هیئت مدیره اتخاذ می نماید و اقدامات مربوط به آن نباید از حدود اختیارات هیئت مدیره تجاوز نماید.
  5. اگر بعد از گذشت یک ماه از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیئت مدیره جلسه ای تشکیل نشود ، یک سوم اعضای هیئت مدیره می توانند با ذکر دستور جلسه هیئت مدیره را به تشکیل جلسه دعوت نمایند.
  6. پس از اینکه هیئت مدیره منصوب شد اعضای آن باید در اولین جلسه از بین خود یک نفر را به عنوان رئیس و یک نفر را به عنوان نائب رئیس انتخاب نمایند.این افراد باید اشخاص حقیقی باشند.طبق قانون تجارت پس از انتخاب این افراد باید اسامی آن ها طی صورتجلسه ای به اداره ثبت شرکت ها اعلام شود و آگهی آن در روزنامه رسمی منتشر شود.
  7. جلسات هیئت مدیره را رئیس هیئت مدیره مدیریت و نظارت می نماید و در زمان غیبت او بر عهده نائب رئیس می باشد.
  8. برای کلیه جلسات هیئت مدیره باید صورتجلسه تنظیم شود و توسط اکثریت اعضا امضا شود.
  9. صورتجلسه باید حاوی نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و غایب در جلسه هیئت مدیره باشد.
  10. صورتجلسه باید شامل مطالب گفته شده و تصمیمات اتخاذ شده باشد.
  11. تاریخ تشکیل جلسه هیئت مدیره باید در صورتجلسه قید شود.
  12. اگر عضو یا اعضایی از هیئت مدیره با همه و یا بخشی از تصمیمات مخالفت نمودند باید نظر آن ها با قلم و تحریر خودشان در صورتجلسه هیئت مدیره نوشته شود و همان بخشی که حاوی نظرشان می باشد را امضا نمایند.
  13. مدیرعامل شرکت را باید با تنظیم و امضای صورتجلسه و توسط هیئت مدیره انتخاب شود.
  14. پس از انتخاب مدیرعامل باید حدود اختیارات و مدت تصدی و حق الزحمه وی با تنظیم و امضای صورتجلسه توسط هیئت مدیره تعیین شود.
  15. برکناری مدیرعامل نیز با تنظیم و امضای صورتجلسه بر عهده هیئت مدیره می باشد.
  16. صورتجلسه هیئت مدیره که شامل نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیرعامل می باشد باید به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود و پس از ثبت در روزنامه رسمی کشور آگهی آن منتشر شود.
  17. عضو یا اعضایی از هیئت مدیره یا مدیرعاملی که در معاملات شرکت ذینفع می باشد از حق رای برخوردار نمی باشد.
  18. اگر یکی از اعضای هیئت مدیره در جلسه رسمی مطالبه بخشی از سهام شرکت که پرداخت نشده است را به سایر اعضا یادآوری نماید ولی مورد توجه و اجرا قرار نگیرد وی می تواند پس از تنظیم اظهارنامه مراتب را به طور رسمی به هریک از اعضا اطلاع دهد تا مسئولیت کیفری ماده 246 قانون تجارت شامل وی نشود.
  19. اگر در اساسنامه به دستور جلسه هیئت مدیره در دعوتنامه تشکیل جلسه هیئت مدیره اشاره شده باشد ، اعلام دستور جلسه به اعضا در زمان دعوت الزامی می باشد.
  20. در صورتجلسه باید محل برگزاری جلسه نیز قید شود.جلسه هیئت مدیره معمولا در دفتر مرکزی شرکت برگزار می شود اما اگر در اساسنامه محل دیگری تعیین شده باشد می توان جلسه را در آنجا برگزار نمود.
  21. اگربا تصویب هیئت مدیره به معاونان و یا سایر اشخاص ماموریتی داده شد باید ماموریت و کار مورد انتظار از آن ها ، مهلت انجام آن و زمان شروع و پایان کار و دستمزد انجام ماموریت در صورتجلسه قید شود.
  22. باید یک نسخه از صورتجلسه هیئت مدیره به هریک از اعضا ارائه شود و همچنین یک نسخه از آن بایگانی شود.اگر ثبت و انتشار تصمیمات ذکر شده در صورتجلسه الزامی باشد باید یک نسخه از آن به اداره ثبت شرکت ها ارئه شود.

مواردی که باعث رد صورتجلسه تغییرات شرکت ها می شود :

  • زمانی که شرکتی قصد ایجاد چند تغییر به طور همزمان را دارد باید برای هرکدام به صورت جداگانه صورتجلسه تنظیم نماید و براساس نوع صورتجلسات برای هرکدام پذیرش اینترنتی جداگانه دریافت نماید.در صورت ارسال صورتجلسه ای بدون پذیرش اینترنتی به همراه صورتجلساتی که در سامانه پذیرش شده اند به اداره ثبت شرکت آن صورتجلسه رد خواهد شد.
  • نوع و تعداد صورتجلسات طبق نوع شرکت و نوع تغییر باید انتخاب شوند که این موضوع بسیار اهمیت دارد.مثلا در انحلال شرکت با مسئولیت محدود باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده تنظیم شود.
  • متن صورتجلسه باید کامل و دقیق و عین متنی که توسط اداره ثبت شرکت ها ارائه شده است تایپ شود.و در صورت عدم تطابق متن نوشته شده با متن ارائه شده توسط سامانه صورتجلسه رد می شود.
  • حتما باید اصل صورتجلسه امضا شده توسط اعضا را به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمایید نه کپی یا کپی برابر اصل آن را
  • برای تغییر نام شرکت حتما صورتجلسه جداگانه تنظیم نمایید که در صورت رد نام پیشنهادی شما سایر تغییرات و تصمیمات قید شده نیز به همراه آن رد نشوند.
  • هیچ وقت انواع مختلف صورتجلسه را در یک صورتجلسه ادغام ننمایید.مثلا عناوین صورتجلسه مانند مجمع عمومی فوق العاده و مجمع عمومی عادی را با هم تنظیم ننمایید.
  • شماره رهگیری که توسط سامانه برای صورتجلسه صادر شده است در شناسایی و پذیرش صورتجلسه نقش مهمی دارد.حتما در بالای برگ صورتجلسه شماره رهگیری و بارکد صادر شده نوشته شود.همچنین یک نسخه پذیرش حاوی شماره و بارکد رهگیری را روی پاکت ارسال صورتجلسه پیوست نمایید.در صورت کمرنگ یا نا خوانا بودن کد رهگیری صورتجلسه رد می شود.
  • در صورت پذیرش همزمان چند صورتجلسه همه آن ها را در یک پوشه و پاکت گذاشته و ارسال نمایید و بالای رسید ها که حاوی شماره رهگیری می باشند را جدا نموده و همه را روی همان پاکت پیوست نمایید.
  • در صورتی که شماره ثبت و یا شناسه ملی شرکت یا موسسه شما با شماره ای که در پذیرش سامانه ای مشاهده می شود متفاوت باشد و یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما اختصاص یافته باشد نمی توانید صورت جلسه خود را پذیرش نمایید بنابراین پیش از اقدام به زدن دکمه پذیرش نهایی صورتجلسه به واحد تعیین نام شناسه ملی واقع در اداره تعیین نام ثبت شرکت ها مراجعه نمایید.
  • در صورت اقدام به استفاده از خدمات یک موسسه ثبتی حتما کپی یا کپی برابر اصل وکالتنامه وکیل خود را به پرونده خود الصاق نمایید به دلیل اینکه بعد از پذیرش صورتجلسه و گذراندن مراحل بعد از ارسال مدارک نمی توانید وکیل و وکالتنامه را به پرونده ضمیمه نمایید.
  • باید تاریخ نوشته شده درصورتجلسه امضا شده در سامانه و بر روی کاغذ یکی باشند.و اگر طی یک جلسه تصمیمات مختلف گرفته شده و به تعداد آن ها صورتجلسه تنظیم شده باید تاریخ تمام صورتجلسات یکی باشد.
بازدید 11 بار